Một trong những việc mà người mới dùng Excel ngại nhất là định dạng  dữ liệu, thường người dùng phải dò đến từng ô để đặt lại định dạng sai.  Dưới đây là một vài mẹo nhỏ giúp bạn “thuần phục” Excel, buộc nó phải  định dạng dữ liệu đúng như ý bạn ngay từ lúc nhập liệu.

• Để nhập một giá trị với định dạng tiền tệ (currency), hãy gõ một dấu đô la ($) phía trước giá trị cần nhập.

• Để nhập một giá trị với định dạng phân số (fraction), hãy gõ một số  0 và một dấu cách phía trước phân số đó. Ví dụ: nhập “0 1/2″ thay vì  “1/2″, Excel sẽ hiểu cần phải hiển thị giá trị theo định dạng phân số  thay vì định dạng ngày tháng “01-Feb”.

• Để nhập một giá trị với định dạng phần trăm (percentage), hãy gõ dấu % phía sau giá trị của bạn (ví dụ như 70%).

• Để nhập một chuỗi số với định dạng văn bản (Text), hãy gõ một dấu ‘  ở phía trước chuỗi số đó. Mẹo này đặc biệt hữu ích vì Excel luôn “thông  minh thái quá” khi hiểu các chuỗi toàn chữ số là kiểu số và tự động  định dạng chúng theo kiểu số.

Những chuỗi số có số 0 ở đầu sẽ bị cắt hết những số 0 cần thiết. Nếu  bạn nhập mã 08053, Excel sẽ định dạng theo kiểu số và chỉ hiển thị 8053.  Để buộc Excel định dạng chuỗi đó theo kiểu text, bạn hãy gõ ’08053.  (Với những chuỗi số quá dài, Excel chuyển sang hiển thị dạng mũ còn khó  coi hơn, ví dụ chuỗi 123456789012 sẽ được chuyển thành 1,23457E+11).

Biện pháp “chữa cháy”

Với những ô Excel đã định dạng theo kiểu số, dù bạn có định dạng lại  theo kiểu text thì cách hiển thị của chúng vẫn không thay đổi. Để tránh  phải gõ lại từ đầu, hãy làm như sau (lưu ý là cách làm này chỉ giúp bạn  phá vỡ định dạng mũ “ngứa mắt” chứ không cứu lại được những số 0 ở phần  đầu đã bị Excel cắt):

- Chọn (bôi đen) ô cần chuyển sang định dạng kiểu text; chọn thực đơn Format/Cells, chuyển sang thẻ Number.

- Chọn Text trong danh mục Category rồi nhấn nút OK.

- Nhấn vào ô cần chuyển định dạng, nhấn F2 rồi nhấn ENTER.